فاطمه افسر، فارغ‌التحصیل کارشناسی حقوق و دارای بیش از پنج سال سابقه حرفه‌ای در دفاتر وکالت، از جمله ارکان کلیدی در ساختار عملیاتی و پشتیبانی دفتر وکلای دانیال کریمی و همکاران به‌شمار می‌آید. حضور منظم و مستمر ایشان در تعامل با سامانه‌های رسمی قوه قضاییه، محاکم دادگستری، دفاتر اسناد رسمی، موکلان حقیقی و نمایندگان حقوقی، موجب ایجاد انسجام اجرایی، نظم سیستمی و تسریع در فرآیندهای قضایی شده است.
نقش سازمانی و عملکرد کلیدی
خانم افسر مسئولیت مستقیم اجرای وظایف اداری، حقوقی و ارتباطی دفتر وکالت را بر عهده دارد. دامنه این مسئولیت‌ها به‌شکل زیر قابل دسته‌بندی است:
۱. مدیریت اطلاعات حقوقی و اسناد رسمی
- ثبت و آرشیو الکترونیکی و فیزیکی دادخواست‌ها، شکواییه‌ها، اظهارنامه‌ها، لوایح دفاعیه و قراردادهای وکالت
- مدیریت نسخه‌های فیزیکی و دیجیتال اسناد رسمی اعم از وکالت‌نامه، سند ملک، فیش‌های بانکی، ادله اثبات دعوی و مدارک هویتی
- ایجاد ساختار بایگانی مبتنی بر استانداردهای ISO 9001 در مدیریت کیفیت مستندات حقوقی
۲. تسلط بر سامانه‌های الکترونیک قضایی
فاطمه افسر به‌صورت روزانه با سامانه‌های متعددی در تعامل است که شامل موارد زیر می‌شود:
- سامانه ثنا (ثبت نام و احراز هویت، ارسال اوراق قضایی، بارگذاری دادخواست‌ها، استعلام رأی)
- سامانه عدل ایران (پیگیری گردش پرونده، ابلاغ، ارائه دادخواست تجدیدنظر یا فرجام)
- سامانه تصمیم برای امور خانواده (نوبت‌گیری و ثبت اطلاعات مشاوره پیش از طلاق)
- سامانه ثبت قرارداد وکالت و پیگیری فیش‌های واریزی
- سامانه نوبت‌دهی شوراهای حل اختلاف، اجرای ثبت، ثبت شرکت‌ها، ثبت احوال
تسلط او به این زیرساخت‌ها موجب شده تا فرآیند ورود پرونده، اطلاع‌رسانی، پیگیری، و خروج از جریان دادرسی به‌صورت هوشمند و یکپارچه مدیریت شود.
۳. تعامل با مراجعین و هماهنگی با وکلا
- ارزیابی اولیه ماهیت پرونده و شناسایی نوع دعوی (حقوقی، کیفری، خانواده، ثبتی و...) با هدف ارجاع به وکیل تخصصی
- برگزاری و هماهنگی جلسات مشاوره، تنظیم تقویم جلسات دادرسی و جلسات کارشناسی رسمی
- پاسخگویی حرفه‌ای، مؤدبانه و دقیق به تماس‌ها، پیام‌ها و مراجعات حضوری با حفظ محرمانگی اطلاعات
ایشان با رویکردی سازمان‌یافته و نتیجه‌محور، موفق به افزایش رضایت موکلان، کاهش اتلاف زمان، و بهبود فرآیند تعامل دفتر با مخاطبان شده است.
۴. تنظیم و کنترل قراردادهای مالی و وکالتی
- تنظیم قراردادهای وکالت بر اساس تعرفه مصوب کانون وکلای دادگستری یا مرکز وکلای قوه قضاییه
- دریافت و ثبت فیش‌های پرداخت حق‌الوکاله، هزینه دادرسی، هزینه کارشناسی و سایر هزینه‌های قضایی
- ارائه گزارش مالی به مدیریت دفتر و نظارت بر انطباق با اصول حسابداری دفتری
۵. مهارت‌های اداری و نرم‌افزاری
- تسلط کامل بر مجموعه Microsoft Office (Word برای تنظیم دادخواست و لوایح، Excel برای صورت‌های مالی، Outlook برای ارتباطات رسمی)
- آشنایی با نرم‌افزارهای مدیریت دفاتر وکالت (مانند دادسان، آسان‌حق، وکیل‌یار)
- تهیه مستندات داخلی، یادداشت‌های پیگیری، لیست کارهای روزانه و صدور مکاتبات رسمی با نهادهای قضایی و اداری
ویژگی‌های حرفه‌ای
- نظم و دقت بالا در زمان‌بندی، نگهداری سوابق و هماهنگی رویدادهای دادرسی
- مهارت در تفسیر سطح مقدماتی محتوای دادنامه‌ها، آراء و نظریه‌های کارشناسی
- مسئولیت‌پذیری، حسن تعامل درون‌سازمانی و پایبندی به اصول رازداری حرفه‌ای
- توانایی پیاده‌سازی رویه‌های ثابت، کاهش خطاهای ثبتی، و پشتیبانی مؤثر از وکلای مجموعه
